EFISC-GTP oczami auditora

Temat: Audit wewnętrzny (pkt 4.4.6)
Kiedy auditor zewnętrzny prosi o pakiet dokumentów dotyczących auditu wewnętrznego, wystarczy mu pięć minut, aby zrozumieć, czy system rzeczywiście działa w organizacji, czy też pliki zostały stworzone wyłącznie na potrzeby auditu. Audit wewnętrzny w ramach EFISC-GTP to Twoja pierwsza linia obrony. Jeśli sami nie identyfikujecie niezgodności, znajdzie je auditor, ale koszt będzie znacznie wyższy — aż do możliwego zawieszenia kontraktów eksportowych.
Przyjrzyjmy się wymaganiom standardu, metodyce prowadzenia auditów oraz dokumentacji, którą należy przedstawić.

1. Dlaczego jest to potrzebne i czego wymaga standard?

Punkt 6.4 standardu EFISC-GTP wymaga, aby organizacja przeprowadzała audity wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu — co najmniej raz w roku. Celem jest sprawdzenie, czy system zarządzania jest zgodny z zaplanowanymi działaniami, wymaganiami samego standardu oraz przepisami UE, w tym Rozporządzeniem nr 183/2005 dotyczącym higieny pasz.
Dwie główne zasady standardu:
• Ocena oparta na ryzyku: Częstotliwość i zakres auditu konkretnego obszaru produkcyjnego powinny zależeć od jego krytyczności. Obszar wysyłki śruty lub rafinacji oleju powinien być auditowany bardziej rygorystycznie i częściej niż archiwum dokumentacji.
• Obiektywność (pkt 4.4.6): Auditorzy nie mogą auditować własnej pracy. Jeśli kierownik jakości osobiście opracował zapisy HACCP, nie jest uprawniony do ich auditowania.

1. Pakiet dokumentacji: co sprawdza auditor GIC?

Auditor sprawdza nie jeden pojedynczy raport, lecz pełną logikę procesu od początku do końca. Należy przedstawić pełny cykl dokumentacji:

1. Zarządzenie o powołaniu zespołu auditu wewnętrznego: Potwierdzenie uprawnień i kwalifikacji personelu.
2. Program auditu: Roczny harmonogram pokazujący, które procesy są auditowane, kiedy oraz z jaką częstotliwością.
3. Plan auditu: Szczegółowy harmonogram konkretnego auditu. Na przykład: 09:00 — kontrola identyfikowalności w elewatorze zbożowym, 11:00 — audit procesów produkcyjnych.
4. Raport z niezgodności: Zapisy dotyczące stwierdzonych niezgodności. Jeśli w raportach za cały rok widnieje „zero niezgodności”, dla auditora jest to sygnał, że audit był przeprowadzony formalnie.
5. Plan działań korygujących (CAPA Plan): Dokument potwierdzający, że określono przyczynę problemu, usunięto ją, wyznaczono osoby odpowiedzialne oraz ustalono terminy dalszej kontroli.
6. Jak prawidłowo przeprowadzać audit i wypełniać checklistę?

Najczęstszym błędem jest udzielanie w checklistach odpowiedzi wyłącznie „Tak/Nie” lub samo zaznaczanie pól bez żadnych szczegółów. Dla europejskich auditorów jest to gwarantowana niezgodność, czyli oznaka formalnego auditu. Checklista powinna zawierać fakty, daty oraz odniesienia krzyżowe.
W ramach swojej transgranicznej działalności w różnych krajach GUARD IS CERTIFICATIONS (GIC) korzysta z aktualnych oficjalnych checklist publikowanych przez EFISC-GTP. Udostępniamy je naszym klientom w różnych językach, aby mogli przeprowadzić wysokiej jakości samoocenę.
Przykłady prawidłowego i nieprawidłowego wypełnienia podczas przygotowania do auditu:
• Podejście nominalne (niepowodzenie podczas auditu):
o Punkt 4.4.1 (Dokumentacja) — Czy zostało wdrożone? — Tak.
o Punkt 6.11 (Monitorowanie CCP) — Czy zostało wdrożone? — Tak.
• Podejście eksperckie (poziom dojrzałego systemu):
o Punkt 4.4.1 — Tak. Procedura P-03 z dnia 12 stycznia 2026 r. Aktualna wersja Master List jest kontrolowana w systemie ERP; rejestr zmian nr Zh-05.
o Punkt 6.11 — Tak. Krytyczny punkt kontroli CCP-1 — kontrola temperatury obróbki hydrotermicznej śruty. Zapisy są prowadzone automatycznie przez sterownik Siemens — Arkusz weryfikacji nr 4 z dnia 15 maja 2026 r.
• Wyjątki (uzasadnienie):
o Punkt 4.3.9. Postępowanie z niecertyfikowanymi paszami i składnikami nieprzeznaczonymi do stosowania w paszach podczas produkcji, magazynowania i transportu — Nie dotyczy. Zakres certyfikacji firmy (Scope D) obejmuje wszystkie nazwy produktów bez wyjątku. Uzasadnienie braku zastosowania tego punktu zostało zapisane w Księdze Systemu.
Audit wewnętrzny systemu EFISC-GTP nie jest narzędziem karania. To narzędzie ochrony eksportu. Jeśli łańcuch dokumentacji — Zarządzenie ➔ Program ➔ Plan ➔ Raport ➔ Działania korygujące — działa bez przerw, a checklista jest wypełniona faktami, a nie tylko zaznaczonymi polami, audit zewnętrzny przebiegnie pomyślnie.
Potrzebujesz aktualnej oficjalnej wielojęzycznej checklisty EFISC-GTP od jednostki certyfikującej, aby przeprowadzić wewnętrzny test odporności systemu? Poproś o nią naszych specjalistów — market@certgic.com.
GUARD IS CERTIFICATIONS (GIC) — Twój międzynarodowy ekspert w certyfikacji bezpieczeństwa pasz.