EFISC-GTP aus Sicht eines Auditors

Thema: Internes Audit (Punkt 4.4.6)
Wenn ein externer Auditor ein Paket von Dokumenten zum internen Audit anfordert, reichen ihm fünf Minuten, um zu verstehen, ob das System in der Organisation tatsächlich funktioniert oder ob die Dateien lediglich für das Audit erstellt wurden. Das interne Audit im Rahmen von EFISC-GTP ist Ihre erste Verteidigungslinie. Wenn Sie selbst keine Nichtkonformitäten feststellen, wird der Auditor sie finden — doch der Preis dafür wird deutlich höher sein, bis hin zur möglichen Aussetzung von Exportverträgen.
Betrachten wir die Anforderungen des Standards, die Methodik zur Durchführung von Audits und die Dokumentation, die vorgelegt werden muss.

1. Warum ist das notwendig und was verlangt der Standard?

Punkt 6.4 des EFISC-GTP-Standards verlangt, dass die Organisation interne Audits in geplanten Abständen durchführt — mindestens einmal jährlich. Ziel ist es zu überprüfen, ob Ihr Managementsystem den geplanten Maßnahmen, den Anforderungen des Standards selbst sowie der EU-Gesetzgebung entspricht, einschließlich der Verordnung Nr. 183/2005 über Futtermittelhygiene.
Die zwei wichtigsten Prinzipien des Standards:
• Risikobasierte Bewertung: Die Häufigkeit und Tiefe eines Audits in einem bestimmten Produktionsbereich sollten von dessen Kritikalität abhängen. Der Bereich für die Verladung von Schrot oder die Ölraffination sollte strenger und häufiger auditiert werden als das Dokumentationsarchiv.
• Objektivität (Punkt 4.4.6): Auditoren dürfen ihre eigene Arbeit nicht auditieren. Wenn ein Qualitätsmanager die HACCP-Aufzeichnungen persönlich erstellt hat, ist er nicht berechtigt, diese selbst zu auditieren.

1. Dokumentationspaket: Was prüft ein GIC-Auditor?

Der Auditor prüft nicht nur einen einzelnen Bericht, sondern die durchgängige Logik des gesamten Prozesses. Sie müssen den vollständigen Dokumentationszyklus vorlegen:

1. Anordnung zur Ernennung des internen Auditteams: Bestätigung der Befugnisse und Qualifikationen des Personals.
2. Auditprogramm: Ein Jahresplan, aus dem hervorgeht, welche Prozesse wann und mit welcher Häufigkeit auditiert werden.
3. Auditplan: Ein detaillierter Zeitplan für ein konkretes Audit. Zum Beispiel: 09:00 — Prüfung der Rückverfolgbarkeit am Getreidesilo, 11:00 — Audit der Produktionsprozesse.
4. Bericht über Nichtkonformitäten: Aufzeichnungen über festgestellte Nichtkonformitäten. Wenn Ihre Berichte für das Jahr „null Nichtkonformitäten“ ausweisen, ist dies für den Auditor ein Hinweis darauf, dass das Audit nur formal durchgeführt wurde.
5. Plan für Korrekturmaßnahmen (CAPA-Plan): Ein Dokument, das bestätigt, dass Sie die Ursache des Problems ermittelt, das Problem behoben, verantwortliche Personen benannt und Fristen für die Nachkontrolle festgelegt haben.
6. Wie führt man ein Audit korrekt durch und füllt eine Checkliste richtig aus?

Der häufigste Fehler besteht darin, in Checklisten nur mit „Ja/Nein“ zu antworten oder lediglich Kästchen anzukreuzen, ohne Details anzugeben. Für europäische Auditoren ist dies eine garantierte Nichtkonformität, also ein Zeichen für ein formales Audit. Eine Checkliste muss Fakten, Daten und Querverweise enthalten.
Im Rahmen seiner grenzüberschreitenden Arbeit in verschiedenen Ländern verwendet GUARD IS CERTIFICATIONS (GIC) aktuelle offizielle Checklisten, die von EFISC-GTP veröffentlicht wurden. Wir stellen sie unseren Kunden in verschiedenen Sprachen zur Verfügung, damit sie eine hochwertige Selbstbewertung durchführen können.
Beispiele für korrektes und inkorrektes Ausfüllen bei der Auditvorbereitung:
• Formeller Ansatz (Scheitern beim Audit):
o Punkt 4.4.1 (Dokumentation) — Wird dies umgesetzt? — Ja.
o Punkt 6.11 (Überwachung der CCPs) — Wird dies umgesetzt? — Ja.
• Fachlicher Ansatz (Niveau eines ausgereiften Systems):
o Punkt 4.4.1 — Ja. Verfahren P-03 vom 12. Januar 2026. Die aktuelle Version der Master List wird im ERP-System kontrolliert; Änderungsprotokoll Nr. Zh-05.
o Punkt 6.11 — Ja. Kritischer Kontrollpunkt CCP-1 — Temperaturkontrolle bei der hydrothermischen Behandlung von Schrot. Die Aufzeichnungen werden automatisch durch eine Siemens-Steuerung geführt — Verifizierungsblatt Nr. 4 vom 15. Mai 2026.
• Ausnahmen (Begründung):
o Punkt 4.3.9. Umgang mit nicht zertifizierten Futtermitteln und Zutaten, die nicht zur Verwendung in Futtermitteln bestimmt sind, während Produktion, Lagerung und Transport — Nicht anwendbar. Der Zertifizierungsumfang des Unternehmens (Scope D) umfasst ausnahmslos alle Produktbezeichnungen. Die Begründung für die Nichtanwendbarkeit dieses Punktes ist im Systemhandbuch dokumentiert.
Ein internes Audit des EFISC-GTP-Systems ist kein Bestrafungsinstrument. Es ist ein Instrument zum Schutz Ihrer Exporte. Wenn Ihre Dokumentationskette — Anordnung ➔ Programm ➔ Plan ➔ Bericht ➔ Korrekturmaßnahmen — lückenlos funktioniert und die Checkliste mit Fakten statt nur mit Häkchen ausgefüllt ist, wird das externe Audit erfolgreich verlaufen.
Benötigen Sie die aktuelle offizielle mehrsprachige EFISC-GTP-Checkliste der Zertifizierungsstelle, um einen internen Stresstest durchzuführen? Fordern Sie sie bei unseren Spezialisten an — market@certgic.com.
GUARD IS CERTIFICATIONS (GIC) — Ihr internationaler Experte für die Zertifizierung der Futtermittelsicherheit.