EFISC-GTP dal punto di vista di un auditor

Tema: Audit interno (punto 4.4.6)
Quando un auditor esterno richiede un pacchetto di documenti relativi all’audit interno, gli bastano cinque minuti per capire se il sistema funziona realmente all’interno dell’organizzazione o se i file sono stati creati solo per superare l’audit. L’audit interno nell’ambito di EFISC-GTP è la vostra prima linea di difesa. Se non individuate autonomamente le non conformità, sarà l’auditor a trovarle, ma il costo sarà molto più alto — fino alla possibile sospensione dei contratti di esportazione.
Esaminiamo i requisiti dello standard, la metodologia di conduzione degli audit e la documentazione che deve essere presentata.

1. Perché è necessario e cosa richiede lo standard?

Il punto 6.4 dello standard EFISC-GTP richiede che l’organizzazione conduca audit interni a intervalli pianificati — almeno una volta all’anno. L’obiettivo è verificare se il sistema di gestione è conforme alle attività pianificate, ai requisiti dello standard stesso e alla legislazione dell’UE, compreso il Regolamento n. 183/2005 sull’igiene dei mangimi.
I due principi principali dello standard:
• Valutazione basata sul rischio: La frequenza e la profondità dell’audit di una specifica area produttiva devono dipendere dalla sua criticità. L’area di spedizione della farina o di raffinazione dell’olio deve essere auditata in modo più rigoroso e frequente rispetto all’archivio della documentazione.
• Obiettività (punto 4.4.6): Gli auditor non devono auditare il proprio lavoro. Se il responsabile qualità ha personalmente compilato le registrazioni HACCP, non è autorizzato ad auditarle.

1. Pacchetto documentale: cosa verifica un auditor GIC?

L’auditor non controlla un singolo report, ma la logica completa del processo dall’inizio alla fine. È necessario presentare l’intero ciclo documentale:

1. Ordine di nomina del team di audit interno: Conferma delle autorizzazioni e delle qualifiche del personale.
2. Programma di audit: Un calendario annuale che indica quali processi vengono auditati, quando e con quale frequenza.
3. Piano di audit: Un programma dettagliato per uno specifico audit. Ad esempio: 09:00 — verifica della tracciabilità presso l’elevatore cerealicolo, 11:00 — audit dei processi produttivi.
4. Rapporto di non conformità: Registrazioni delle non conformità rilevate. Se nei vostri rapporti annuali risulta “zero non conformità”, per l’auditor è un segnale che l’audit è stato condotto in modo formale.
5. Piano di azioni correttive (Piano CAPA): Un documento che dimostra che avete identificato la causa del problema, l’avete eliminata, avete nominato le persone responsabili e stabilito le scadenze per il controllo successivo.
6. Come condurre correttamente l’audit e compilare la checklist?

L’errore principale è rispondere nelle checklist solo con “Sì/No” o limitarsi a spuntare le caselle senza fornire dettagli. Per gli auditor europei, questo rappresenta una non conformità garantita, cioè un segnale di audit formale. Una checklist deve contenere fatti, date e riferimenti incrociati.
Nell’ambito della propria attività transfrontaliera in diversi Paesi, GUARD IS CERTIFICATIONS (GIC) utilizza checklist ufficiali aggiornate pubblicate da EFISC-GTP. Le forniamo ai nostri clienti in diverse lingue, affinché possano condurre un’autovalutazione di alta qualità.
Esempi di compilazione corretta e non corretta durante la preparazione all’audit:
• Approccio nominale (fallimento durante l’audit):
o Punto 4.4.1 (Documentazione) — È stato implementato? — Sì.
o Punto 6.11 (Monitoraggio dei CCP) — È stato implementato? — Sì.
• Approccio esperto (livello di sistema maturo):
o Punto 4.4.1 — Sì. Procedura P-03 del 12 gennaio 2026. La versione attuale della Master List è controllata nel sistema ERP; registro delle modifiche n. Zh-05.
o Punto 6.11 — Sì. Punto critico di controllo CCP-1 — controllo della temperatura del trattamento idrotermico della farina. Le registrazioni sono gestite automaticamente da un controllore Siemens — Scheda di verifica n. 4 del 15 maggio 2026.
• Eccezioni (giustificazione):
o Punto 4.3.9. Gestione dei mangimi non certificati e degli ingredienti non destinati all’uso nei mangimi durante la produzione, lo stoccaggio e il trasporto — Non applicabile. Il campo di certificazione dell’azienda (Scope D) copre tutti i nomi dei prodotti senza eccezioni. La giustificazione della non applicabilità di questo punto è registrata nel Manuale del Sistema.
L’audit interno del sistema EFISC-GTP non è uno strumento di punizione. È uno strumento per proteggere le vostre esportazioni. Se la vostra catena documentale — Ordine ➔ Programma ➔ Piano ➔ Rapporto ➔ Azioni correttive — funziona senza interruzioni e la checklist è compilata con fatti, non solo con caselle spuntate, l’audit esterno si svolgerà con successo.
Avete bisogno dell’ultima checklist ufficiale multilingue EFISC-GTP dell’ente di certificazione per condurre uno stress test interno del sistema? Richiedetela ai nostri specialisti — market@certgic.com.
GUARD IS CERTIFICATIONS (GIC) — il vostro esperto internazionale nella certificazione della sicurezza dei mangimi.